Definition

Was sind Prozessprobleme im Business genau?

In jedem Unternehmen entstehen Ergebnisse durch eine Abfolge von Schritten – formal oder informell. Diese Schritte bilden den Prozess, über den Wert geschaffen wird.


Immer dann, wenn diese Abläufe nicht klar, nicht stabil oder nicht auf die tatsächliche Nachfrage ausgerichtet sind, entstehen Prozessprobleme. Sie sind die unsichtbaren Bremsklötze, die dafür sorgen, dass Teams trotz guter Fähigkeiten, hoher Motivation und vieler Meetings nicht vorankommen.


Prozessprobleme sind keine technischen Probleme und auch keine Kompetenzprobleme der Mitarbeitenden. Es sind systemische Hindernisse, die direkt beeinflussen, wie gut Menschen in einem Unternehmen zusammenarbeiten können.

Typische Anzeichen für Prozessprobleme sind zum Beispiel:

Stau

Arbeit staut sich an bestimmten Stellen

Ergebnis

Teams arbeiten viel, Ergebnisse kommen aber spät oder unregelmäßig

Priorität

Prioritäten sind unklar oder ändern sich ständig

Entscheidung

Führung trifft Entscheidungen ohne belastbare Daten

Warten

Kunden warten zu lange oder bekommen nicht das, was sie brauchen

Auslastung

Teams sind ausgelastet, doch die Output-Qualität bleibt instabil
Es gibt Lösungen für (fast) alles

Die folgenden Probleme können in der Regel immer gelöst werden

Keine Zeit für Verbesserungen

Dieses Problem tritt auf, wenn Teams so stark auf kurzfristige Ergebnisse fokussiert sind, dass sie keine Zeit für Lernen, Weiterentwicklung und Prozessverbesserung haben. Dies hemmt Innovation und langfristiges Wachstum.

Zu viele laufende Projekte

Dies beschreibt eine Situation, in der eine Organisation mehrere Projekte gleichzeitig verfolgt, was zu Ressourcenknappheit, fehlendem Fokus und Ineffizienzen führen kann – oft aufgrund fehlender Priorisierung oder unzureichendem Projektmanagement.

Unklare Prioritäten

Dieses Problem entsteht, wenn Mitarbeitende und Teams nicht wissen, welche Aufgaben oder Ziele sie zuerst angehen sollen. Das führt zu Verwirrung, Ineffizienz und sinkender Produktivität.

Teams sind nicht unabhängig

Dies weist auf mangelnde Autonomie der Teams hin. Wenn sie keine Entscheidungen treffen oder handeln können, ohne ständig Rücksprache zu halten, verlangsamt das Prozesse und demotiviert.

Wir verschwenden Zeit mit den falschen Dingen

Wenn Aufwand und Ressourcen für Tätigkeiten eingesetzt werden, die nicht zur Zielerreichung beitragen. Meist ist das auf eine fehlende Ausrichtung zwischen täglicher Arbeit und strategischem Fokus zurückzuführen.

Wir wissen nicht, wie man Nein sagt

Dieses Problem entsteht, wenn Organisationen oder Mitarbeitende nicht in der Lage sind, Anfragen abzulehnen. Das führt zu Überlastung, Stress und einer Verwässerung der Prioritäten.

Mangel an Automatisierung

Wiederkehrende, manuelle Aufgaben werden nicht automatisiert. Das führt zu Ineffizienz, Fehleranfälligkeit und Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden. Automatisierung könnte Prozesse verschlanken und Ressourcen freisetzen.

Blockiert durch andere Abteilungen

Interne Abhängigkeiten oder bürokratische Prozesse verhindern Fortschritt. Teams warten auf Freigaben oder Zuarbeiten – was zu Verzögerungen und Frustration führt.

Führungskräfte-Nähe ist wichtiger als Leistung

Eine hierarchische Kultur, in der Nähe zur Führung wichtiger ist als tatsächlicher Beitrag. Das führt zu Bevorzugung, Machtungleichgewichten und mangelnder Objektivität in Entscheidungen.

Starre Strukturen

Organisatorische Strukturen und Vorschriften sind so streng, dass sie Kreativität und Reaktionsfähigkeit einschränken. Das mindert die Autonomie der Mitarbeitenden und erschwert schnelle Entscheidungen.

Zu viel Hierarchie

In stark hierarchisch organisierten Unternehmen leiden Kreativität, Entscheidungsfindung und offene Kommunikation – alles verlangsamt sich.

und viele weitere...

Klicken Sie einfach auf den Link oder scrollen Sie weiter runter für eine komplette Übersicht.
Mehr erfahren...
Herausforderungen und Probleme

Herausforderungen in Unternehmen

Sie wollen noch mehr Probleme kennenlernen?

Rollen- und Zuständigkeitskonflikte

Unklare Rollenbeschreibungen, überschneidende Zuständigkeiten oder gegensätzliche Ziele führen zu Ineffizienz und Konflikten.

Unsere Meetings sind nicht wertvoll

Meetings werden als unproduktiv wahrgenommen, haben keine klaren Ziele und führen zu keinen konkreten Ergebnissen – Zeit- und Ressourcenverschwendung.

Viele teamübergreifende Abhängigkeiten

Teams sind zu sehr voneinander abhängig, was zu Engpässen und Verzögerungen führt. Das weist auf mangelnde Autonomie und Koordination hin.

Wir verbringen zu viel Zeit mit Zukunftsprognosen

Wenn eine Organisation sich zu sehr auf Planung und Vorhersage konzentriert, wird sie blind für gegenwärtige Chancen und Herausforderungen

Fehlende Verantwortungsübernahme

Wenn Teammitglieder keine Verantwortung für Aufgaben oder Ergebnisse übernehmen, leidet Qualität, Termintreue und die Problemlösung.

Unzureichende Fachkompetenz

Es fehlen Mitarbeitende mit den richtigen Fähigkeiten für aktuelle oder zukünftige Anforderungen – Innovation und Wachstum werden gebremst.

Entscheidungen werden fernab vom Problem getroffen

Wenn Führungskräfte Entscheidungen treffen, ohne nah an den eigentlichen Herausforderungen zu sein – mit oft schlechten oder praxisfernen Resultaten.

Mikromanagement

Führungskräfte kontrollieren übermäßig – ein Zeichen von Misstrauen. Das bremst Kreativität, Eigenverantwortung und Arbeitszufriedenheit.

Uns fällt Innovation schwer

Wenn Kultur oder Strukturen Innovation hemmen – oft wegen Risikoaversion, starrer Prozesse oder mangelnder Unterstützung für Experimente.

Kurzfristige statt langfristige Priorisierung

Wenn der Fokus zu stark auf schnellen Erfolgen liegt, bleiben strategisches Wachstum und Nachhaltigkeit auf der Strecke.

Ständiger Fokuswechsel ohne Abschluss

Projekte oder Prioritäten werden ständig geändert, ohne etwas zu Ende zu bringen. Das frustriert Teams und hinterlässt wenig greifbare Ergebnisse.

Der Umbau, der nie liefert

Alle Ressourcen fließen in eine neue Lösung, die nie fertig wird – während bestehende Systeme vernachlässigt und Kunden nicht bedient werden.

Politik und Machtkämpfe

Interne Machtspiele um Ressourcen oder Einfluss lähmen Zusammenarbeit und schaffen ein toxisches Arbeitsumfeld.

Handlungsspielraum nur mit Erlaubnis

Eine Kultur, in der für jede Handlung Freigaben notwendig sind. Das verlangsamt Prozesse und hemmt Eigenverantwortung.

Zu viele unterschiedliche Standards

Widersprüchliche oder zu viele Regelungen führen zu Verwirrung, Qualitätsproblemen und Ineffizienz.

Top-down getriebene Strategie

Strategien werden ausschließlich von oben vorgegeben, ohne Rückmeldung von Mitarbeitenden – das führt zu einer Lücke zwischen Planung und Umsetzung.

Strukturen behindern Zusammenarbeit

Silos oder starre Abteilungsgrenzen verhindern abteilungsübergreifendes Arbeiten und den Austausch von Wissen.

Zu viele Meetings

Eine übermäßige Anzahl an Meetings senkt die Produktivität, weil zu wenig Zeit für echte Arbeit bleibt.

Teams werden nicht frühzeitig eingebunden

Wichtige Teams werden in frühen Phasen nicht beteiligt, was zu Missverständnissen, Ineffizienzen und fehlender Verantwortung führt.

Fixierung auf Geschwindigkeit

Der Fokus liegt auf Geschwindigkeit statt Qualität. Das kann den nachhaltigen Wert der Arbeit gefährden.

Starre jährliche Budgetplanung schränkt Anpassungsfähigkeit ein

Feste Budgetzyklen passen nicht zu sich schnell ändernden Anforderungen. Das behindert Innovation und Reaktionsfähigkeit.

Begrenzte Ressourcen

Wenn Zeit, Geld oder Personal fehlen, führt das zu Überlastung, Stress und Projektmisserfolg.

Mitarbeitende auf zu vielen Projekten gleichzeitig

Wer auf mehreren Projekten arbeitet, ist überfordert, kann schlecht priorisieren und leidet unter Qualitätsverlust und Burnout.

Unklare Zuständigkeiten

Wenn niemand genau weiß, wer was macht, entstehen Doppelarbeit, Verantwortungslücken und Chaos.

Unstimmigkeiten zwischen Stakeholdern

Wenn unterschiedliche Interessen oder Sichtweisen nicht abgestimmt sind, kommt es zu Konflikten und ineffizientem Ressourceneinsatz.

Mangel an Vision und Richtung

Fehlt ein inspirierender, klarer Zukunftsblick, fehlt auch Orientierung, Motivation und strategischer Fokus.

Befehl-und-Kontrolle-Mentalität

Entscheidungen werden zentral getroffen und strikt durchgesetzt. Das unterdrückt Mitgestaltung, Innovation und Anpassungsfähigkeit.

Unklare Entscheidungsbefugnisse

Wenn nicht klar ist, wer Entscheidungen treffen darf, entstehen Verzögerungen, Unsicherheit und Frustration.

Mangel an Diversität

Einheitliche Hintergründe und Perspektiven führen zu Gruppen-Denken, geringer Kreativität und Kundenferne.

Meinungen zählen mehr als Daten

Entscheidungen basieren auf Hierarchie oder Bauchgefühl statt auf Fakten. Das führt zu schlechteren Ergebnissen und geringerer Transparenz.

Weitere typische, und lösbare Probleme

Erlernte Hilflosigkeit

Mitarbeitende fühlen sich machtlos – durch negative Erfahrungen oder fehlende Unterstützung geben sie auf, sich zu engagieren oder etwas zu verändern.

Alle müssen überall mitreden

Wenn alle in jede Entscheidung einbezogen werden, führt das zu Ineffizienz, Entscheidungsstau und Überlastung.

Keine interdisziplinären Teams

Wenn Teams nur aus Fachleuten eines Bereichs bestehen, fehlen unterschiedliche Perspektiven für kreative Problemlösungen.

Unsere externen Partner sind nicht agil

Externe Dienstleister arbeiten nicht agil – das führt zu Konflikten, Verzögerungen und Missverständnissen.

Unklare Kommunikationsrichtlinien

Fehlende Regeln zur internen Kommunikation führen zu Missverständnissen und ineffektivem Informationsfluss.

Freigaben dauern zu lange

Langsame Entscheidungsprozesse durch Hierarchie oder Bürokratie verzögern Projekte und demotivieren.

Prozesse behindern die Arbeit

Zu viele oder zu komplizierte Prozesse bremsen Produktivität und Innovationsfähigkeit.

Unwirksame Meetings

Meetings ohne klare Ziele oder Ergebnisse verschwenden Zeit – oft ein Zeichen schlechter Moderation.

Entscheidungsgründe sind nicht transparent

Entscheidungen werden getroffen, ohne dass deren Hintergrund erklärt wird. Das schafft Misstrauen und Missverständnisse.

Keine Zeit für die eigentliche Arbeit

Zu viele Meetings oder administrative Aufgaben lassen keine Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Zu viele E-Mails

Übermäßige E-Mail-Kommunikation führt zu Informationsflut, Stress und ineffizientem Arbeiten.

Wir verändern uns langsamer als die Außenwelt

Organisationen passen sich nicht schnell genug an – sie verlieren Anschluss an Märkte, Technologien oder Kundenbedürfnisse.

Hohe Fluktuation

Häufige Kündigungen – oft aufgrund schlechter Führung, fehlender Entwicklungsmöglichkeiten oder negativer Kultur

Mangel an Soft Skills

Fehlende soziale Kompetenzen wie Kommunikation, Empathie oder Konfliktlösung erschweren Zusammenarbeit und Führung.

Fehlende psychologische Sicherheit

Mitarbeitende haben Angst, Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder Fehler zuzugeben – aus Sorge vor negativen Konsequenzen.

Toxisches Verhalten

Gossip, Ausgrenzung, Manipulation oder Mobbing vergiften das Arbeitsklima und senken Leistung und Motivation.

Vertrauensmangel

Ohne Vertrauen wird nicht offen kommuniziert oder kooperiert – das hemmt Innovation und Teamerfolg.

Fixierung auf Auslastung

Wenn die Auslastung wichtiger ist als kreative oder strategische Arbeit, entsteht Überarbeitung und Innovationsmangel.

Schwierige Gespräche werden vermieden

Konflikte oder Probleme werden nicht angesprochen – das führt zu Dauerproblemen und Misstrauen.

Change wird geplant, nicht gestaltet

Veränderungen werden mechanistisch geplant, ohne die Komplexität menschlicher Systeme zu berücksichtigen.

Wir arbeiten in Silos

Abteilungen arbeiten isoliert – es fehlen gemeinsame Ziele, Wissenstransfer und Synergien.

Keine Transparenz zwischen Teams

Teams wissen nicht, woran andere arbeiten – das führt zu Doppelarbeit und verpassten Chancen.

Arbeits-/Lebensgrenzen werden nicht respektiert

Persönliche Zeit wird nicht geachtet – das führt zu Burnout, Unzufriedenheit und Produktivitätsverlust.

Unsere Kultur passt nicht zur Agilität

Die Werte und Strukturen der Organisation stehen im Widerspruch zu agilen Prinzipien wie Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit.

Angst vor Veränderung

Widerstand gegen Veränderung – oft durch Unsicherheit, schlechte Kommunikation oder frühere Misserfolge.

Wir sind unflexibel

Organisationen halten an veralteten Methoden fest, obwohl sie nicht mehr funktionieren – was Innovation verhindert.

Glaube, dass sich nichts ändern lässt

Pessimismus oder Resignation – die Annahme, dass Verbesserung unmöglich ist, bremst Engagement und Veränderungsbereitschaft.

Karrierepfade sind unklar

Mitarbeitende sehen keine Entwicklungsmöglichkeiten – das senkt Motivation und erhöht Fluktuation.

Angst vor Fehlern

Fehler werden nicht toleriert – das führt zu Risikoscheu und Innovationshemmung.

Hinter dem Rücken reden

Feedback wird nicht offen gegeben – das untergräbt Vertrauen und Zusammenarbeit.